Бумага для принтера, кофе по дороге в офис и доставка визиток могут оказаться в одной выписке по карте. Но учитывать их одинаково нельзя: бумага нужна для работы, кофе — личная трата, а доставку визиток стоит привязать к заказу. Для начала записывайте сумму, дату и назначение каждого платежа. Категории можно уточнить позже.
Зачем записывать расходы, если есть банковская выписка
Выписка показывает, куда ушли деньги, но не всегда — на что именно. По названию магазина не понять, купили вы материалы для офиса или продукты домой. Наличные покупки в выписке вообще не видны, а перевод сотруднику может быть компенсацией расходов или возвратом личного долга. Короткий комментарий к платежу снимает эти вопросы.
Необязательно сразу составлять подробный бюджет. Первые две–четыре недели просто наблюдайте: какие траты повторяются, какие случаются редко, а какие по отдельности почти незаметны. Владельцу небольшого бизнеса особенно важно разделять личные расходы и затраты компании. При этом собственные записи не заменяют бухгалтерские документы и налоговый учёт.
Выберите способ, который не бросите через три дня
Блокнот, таблица или приложение с ручным вводом — подойдёт то, куда вам удобно заносить покупку сразу или вечером. Если вы платите разными картами и наличными, собирать записи лучше в одном месте.
- Блокнот удобен, когда покупок немного и не хочется пользоваться экраном. Но итоги придётся подсчитывать вручную.
- Таблица позволяет сортировать траты по категориям, способу оплаты и проектам. На старте хватит нескольких столбцов без сложных формул.
- Приложение помогает быстро вносить покупки и отмечать регулярные платежи. Прежде чем загружать выписки, проверьте настройки доступа и узнайте, какие данные хранит сервис.
Запись может выглядеть так: «12 марта — 680 ₽ — доставка тиража — рабочие расходы — карта». Если расчёты идут в разных валютах, указывайте валюту каждый раз. Для личной покупки подойдёт пометка «продукты — личные расходы — наличные». Поле «проект» или «заказ» добавляйте, если оно помогает понять затраты по конкретной работе.
Какие категории задать сначала
На первый месяц обычно хватает пяти–восьми категорий. Для личных трат это могут быть продукты, жильё и коммунальные платежи, транспорт, здоровье, досуг и прочее. Для небольшого бизнеса набор будет другим: материалы, производство у подрядчиков, доставка, аренда, связь и сервисы, хозяйственные покупки. Личные и рабочие суммы считайте отдельно.
«Прочее» оставьте для редких покупок, а не для платежей, которые не хочется описывать. Если к концу месяца там набралась заметная сумма, просмотрите записи. Возможно, регулярные покупки скотча, коробок и других расходных материалов пора выделить в категорию «упаковка».
Как заносить платежи без двойного счёта
Записывайте расход в момент оплаты и придерживайтесь одного правила весь период. Если за печать внесён аванс, отметьте его как отдельный платёж, а остаток запишите после оплаты. В комментарии укажите номер заказа или кратко опишите тираж. Тогда будет видно, сколько денег уже потрачено, даже если продукция поступит позже.
Перевод между собственными картами — не расход. Снятие денег в банкомате тоже не нужно считать тратой, если затем вы записываете покупки за наличные: получится двойной счёт. Пометьте снятие как перевод в «наличные», а расходами считайте покупки. Возврат товара внесите отдельной строкой, связав её с исходной покупкой. Если удалить старую запись, история платежей потеряется.
Смешанную покупку для дома и работы разделите на две строки, если суммы известны. Например, по чеку с канцтоварами для офиса и продуктами домой можно распределить расходы по позициям. Если точные доли восстановить не удаётся, укажите приблизительную оценку и пометьте её. Так она не будет выглядеть как подтверждённый рабочий расход.
Чеки, подписки и мелкие наличные траты
Чеки помогают разобраться с покупками, состав которых неясен по банковской операции. Их можно складывать в конверт до еженедельной сверки или фотографировать с учётом правил хранения документов в компании. Если рабочий расход понадобится подтвердить для бухгалтерии или компенсации сотруднику, строки в личной таблице недостаточно: сохраняйте документы в принятом в компании порядке.
Аренду и сервисы с ежемесячной оплатой удобно помечать как «регулярный платёж», чтобы не смешивать их с разовыми закупками. Небольшие наличные покупки тоже записывайте: через неделю вспомнить, куда ушли деньги, бывает трудно.
Пятнадцать минут в неделю на сверку
Выберите постоянный день и сопоставьте записи с операциями по картам, чеками за наличные покупки и уведомлениями об оплате. Если покупку без чека восстановить не удаётся, отметьте «назначение не установлено». Догадку лучше не выдавать за точную запись.
- Проверьте, все ли операции за неделю внесены и нет ли дублей.
- Отметьте возвраты, переводы между своими счетами и платежи, которые ещё не прошли окончательно.
- Просмотрите категорию «прочее» и уточните понятные записи.
- Посчитайте итоги отдельно для личных и рабочих расходов.
- Запишите один вывод, который пригодится при следующей покупке или планировании заказа.
Допустим, за месяц доставка небольших партий печатной продукции обошлась дороже, чем вы ожидали. Записи покажут частоту отправок и общую сумму. Но это ещё не значит, что объединить их выгоднее: важны сроки получения материалов и условия перевозчика. Перед следующим тиражом уже будет что сравнить.
Какие выводы делать после первого месяца
Смотрите не только на итог по категории, но и на причину изменений. Расходы на бумагу могли вырасти из-за большего числа заказов, закупки запаса или выбора материала с другими характеристиками. Без данных о количестве пачек, формате и плотности рано делать вывод, что бумага подорожала. Для крупных рабочих покупок записывайте эти параметры в комментарии — они пригодятся при сравнении предложений поставщиков.
Не устанавливайте жёсткие лимиты по одной необычной неделе. Разовые траты, например изготовление стенда или закупку пакетов к мероприятию, помечайте отдельно, чтобы они не искажали картину привычных расходов. Если доходы нерегулярны, отслеживайте обязательные платежи и ближайшие даты оплаты отдельно от необязательных покупок.
Для первой сверки возьмите десять последних операций по карте и подпишите назначение каждой. Перевод между своими счетами отметьте как перевод, покупку для конкретного заказа — его номером. После этого в месячном итоге будет меньше случайных ошибок.